Herramientas de Presentación de reportería.

Reportes en Microsoft Excel 

Los datos recuperados en la Base de datos a la cual se hará su respectivo reporte, en sí, no tendrían ninguna importancia si no se hiciera dicho reporte.    

Después que salvemos dichos datos, y una vez definidas las filas y columnas en el asistente de informes, puede ir al diseño en Microsoft Excel para añadir elementos al informe de forma manual.

Por ejemplo, puede insertar, junto con las funciones propias de Microsoft Excel, varias funciones de I Cognos Controller adaptadas específicamente para recuperar datos de la base de datos de Cognos Controller. También se pueden insertar gráficos, definir áreas de impresión y definir cálculos, como totalizaciones, variantes, cambios relativos y cifras.

Además, puede proceder a la ejecución (por ejemplo, rellenar las celdas con valores) desde aquí. Recuerde que debe guardar todos los cambios antes de ejecutar el informe.

Para esto, debe seleccionar la pestaña Complementos/ Menú 

Luego, Controller / Informes/  Ejecutar informe para poder procesar el informe/reporte.

Procedimiento

1. En el menú Informes, haga clic en Crear. Se abrirá la ventana Crear informes.

2. Seleccione un informe y haga clic en el botón Ir a diseño en Excel. El informe se abrirá en Excel y se rellenará con las filas y columnas anteriormente definidas en las pestañas Ejes, Definición de fila y Definición de columna. El diseño no tiene formato. Las celdas no se rellenan con datos.

Tenga en cuenta que las filas 1-26 y las columnas A-C son filas y columnas del sistema. No introduzca nada, ni clasifique, ni cambie el formato de estas filas y columnas.

3. Para editar el diseño, seleccione las celdas pertinentes y haga clic en los botones adecuados de la barra de herramientas, en función de los registros a los que desee aplicar formato. Dispone de acceso a todas las funciones de Excel; consulte la ayuda de este programa si desea obtener más información.

Para crear una fórmula, indique el signo = y, a continuación, las referencias de las celdas, por ejemplo, =+E7*D10/100. Aquí se definen las totalizaciones, variantes, cambios relativos y cifras clave.

Si desea establecer enlaces con gráficos o con otras hojas, puede crear hipervínculos desde la pestaña Insertar/ grupo Vínculos/ menú Hipervínculo (Excel 2007).

Si, por ejemplo, desea resaltar en rojo los valores negativos, puede introducir un formateo condicional desde la pestaña Inicio/ grupo Estilos/ menú Formato condicional/Administrar reglas (Excel 2007).

4. Introduzca las funciones de Cognos Controller en la pestaña Fórmulas / grupo Biblioteca de funciones / menú Insertar función (Excel 2007). Si desea mostrar la lista completa de funciones disponibles, seleccione la categoría de funciones Cognos Controller en la ventana Insertar función y haga clic en Aceptar. Introduzca los parámetros necesarios y haga clic en Aceptar. Las funciones del menú Informes se conocen como funciones de índice y solo se pueden utilizar en un informe de Cognos Controller, no en IBM Cognos Controller Link for Microsoft Excel. Un ejemplo es la función fAcc().

Establezca la configuración de impresión desde el Botón de Office/Imprimir/ pestaña Vista preliminar/ grupo Imprimir/ menú Configurar página (Excel 2007).

. Para guardar el informe con formato de informe de Cognos Controller, seleccione Guardar informe. El informe se guardará con la presentación y las funciones adicionales de Excel y Cognos Controller utilizadas en la hoja de Excel. Si hace clic en botón de Office/Guardar como (Excel 2007), el informe se guardará como un libro de trabajo de IBM Cognos Controller Link for Microsoft Excel. Para actualizar un libro de trabajo de IBM Cognos Controller Link for Microsoft Excel, hay que pulsar la tecla F9 (la hoja de trabajo se actualiza pulsando F10). Los cambios realizados en la presentación de un libro de trabajo de IBM Cognos Controller Link for Microsoft Excel no se guardarán en el generador de informes. Una vez creado el libro de trabajo de IBM Cognos Controller Link for Microsoft Excel, se interrumpe su conexión al generador de informes de Cognos Controller, pero el informe original permanece en los informes de Controller.

5. Haga clic en Ejecutar informe en la pestaña Complementos, Controller/Informes en Excel 2007, o bien ejecute el informe desde Informes/Ejecutar en IBM Cognos Controller. Recuerde que debe guardar los cambios antes de ejecutar el informe.

Reportes en Power Point.

Importancia de las herramientas de presentación, de reportería e informes.

Uno de los aspectos que tienden a ser subestimados dentro de las organizaciones, es la elaboración de reportes o informes de actividades.

En muchas ocasiones, esto se debe a que no se encuentran en nuestras listas de prioridades, dada la importancia que le asignamos a otros procesos, sin embargo, dichos informes podrían lograr que ahorre tiempo, esfuerzo y dinero, recursos esenciales en cualquier negocio.

De acuerdo a su definición, un reporte está dirigido hacia el superior o superiores de una empresa o cualquier tipo de organización, en el cual, quien lo elabora, realiza una explicación pormenorizada de una actividad o trabajo específico, realizado en un determinado tiempo, exponiendo datos y explicaciones sobre el mismo.

Los reportes tienen como objetivo medir el progreso de ciertas actividades o procesos de su empresa, y proporcionarlo con una especie de punto de comparación en lo que a informes futuros respecta.

En este sentido, le proporcionan información que a la postre lo ayudará a tomar decisiones sobre aspectos como presupuestos y planeación organizacional.

Aunado a su valía en la toma de decisiones, los reportes lo ayudaran a documentar todas sus actividades, por ejemplo: ventas, reuniones, planes, iniciativas, presupuestos anuales, entre otros.

La suma de todos estos informes pasados le permitirán mantener, en todo momento, un historial de todos los aspectos de su empresa.

Consecuentemente, los reportes internos deben de incluir información concisa, basado en hechos y no suposiciones, y que sea de utilidad para el proceso de toma de decisiones.

Debe incluir además conclusiones lógicas, y de ser necesario, presentar recomendaciones, las cuales representan un plan de acción que la empresa debería de tomar para alcanzar sus objetivos.

A través de todos los módulos de Fortia RH, el usuario final podrá estar diseñando y desarrollando nuevos reportes que la operación le requiera, ofreciendo una alta capacidad de autonomía operativa.

Con el Reporteador de Fortia RH, el usuario podrá diseñar sus propios reportes de manera atractiva y con una terminación ejecutiva, aunado a toda la información contenida, lo que resulta de vital importancia al ser compartidos con las áreas de Gerencia y Dirección.

El Reporteador de Fortia RH le permitirá además de diseñar reportes de diferentes tipos, crear por cada uno de ellos diferentes cortes de control, sumarización de campos, esquemas de acomodo, queries, etc., de tal forma que una vez guardados los diseños de reportes, pueda acceder al reporte y generarlo simplemente actualizando la información a la fecha del mismo.

                                                                                              By:  Henríquez